Exchange 서버 환경에서 메일 보관 기간을 적절히 관리하는 것은 스토리지 최적화와 규정 준수 측면에서 매우 중요합니다. 오늘은 Exchange 서버에서 메일 보관 기간을 설정하고 변경하는 다양한 방법을 상세히 알아보겠습니다.
1. Exchange 메일 보관 기간 관리의 이해
Exchange 서버에서 메일 보관 기간은 보존 정책(Retention Policy)과 보존 태그(Retention Tags)를 통해 관리됩니다. 이러한 정책들은 메일이 언제 삭제되거나 아카이브로 이동될지를 결정합니다.
보존 정책의 주요 구성 요소
| 구성 요소 | 설명 | 적용 범위 |
|---|---|---|
| DPT (기본 정책 태그) | 전체 사서함에 적용되는 기본 보존 설정 | 사서함 전체 |
| RPT (보존 정책 태그) | 특정 폴더(받은편지함, 지운편지함 등)에 적용 | 기본 폴더별 |
| 개인 태그 | 사용자가 개별 항목이나 폴더에 적용 | 개별 항목/폴더 |
2. Exchange Admin Center(EAC)를 통한 설정 방법
2-1. EAC 접속 방법
Exchange Online 환경:
- URL:
https://admin.cloud.microsoft/exchange - Microsoft 365 관리자 계정으로 로그인
온프레미스 Exchange Server:
- URL:
https://[서버명]/ecp - Exchange 관리자 권한이 있는 계정으로 로그인
2-2. 보존 태그(Retention Tags) 생성
- EAC에서 규정 준수 관리(Compliance Management) > 보존 태그(Retention Tags) 선택
- 새 태그 추가(Add New Tag, +) 클릭
- 태그 유형 선택:
- 전체 사서함에 자동으로(기본값)(Apply automatically to entire mailbox): DPT 생성
- 기본 폴더로 자동 지정(Apply automatically to a default folder): RPT 생성
- 항목 및 폴더(개인)에 대한 사용자별(Applied by users to items and folders): 개인 태그 생성
2-3. 보존 기간 및 작업 설정
보존 기간 설정 옵션:
| 설정 항목 | 설명 | 권장 값 |
|---|---|---|
| 보존 기간(Retention Period) | 메일을 보관할 일수 | 받은편지함(Inbox): 180일, 지운편지함(Deleted Items): 30일 |
| 보존 작업(Retention Action) | 기간 경과 후 수행할 작업 | 삭제 및 복구 허용(Delete and Allow Recovery) / 아카이브로 이동(Move to Archive) |
| 보존 주석(Retention Comment) | 사용자에게 표시될 설명 | 명확한 설명 추가 |
2-4. 보존 정책(Retention Policy) 생성 및 적용
- 규정 준수 관리(Compliance Management) > 보존 정책(Retention Policies) 선택
- 새 정책 추가(Add New Policy, +) 클릭
- 정책 이름 입력 (예: “Corporate_Retention_Policy”)
- 생성한 보존 태그들을 정책에 연결
- 대상 사서함(Mailbox)에 정책 적용
3. PowerShell을 통한 설정 방법
3-1. Exchange Management Shell 연결
온프레미스 Exchange:
Add-PSSnapin Microsoft.Exchange.Management.PowerShell.SnapIn
Exchange Online:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@company.com
3-2. 보존 태그(Retention Tags) 생성 PowerShell 명령어
기본 정책 태그(Default Policy Tag, DPT) 생성:
New-RetentionPolicyTag -Name "Default 2 Year Delete" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
받은편지함(Inbox) RPT 생성:
New-RetentionPolicyTag -Name "Inbox 6 Month Delete" -Type Inbox -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 180 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
지운편지함(Deleted Items) RPT 생성:
New-RetentionPolicyTag -Name "Deleted Items 30 Day Purge" -Type DeletedItems -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
3-3. 보존 정책(Retention Policy) 생성 및 연결
New-RetentionPolicy "Corporate Retention Policy" -RetentionPolicyTagLinks "Default 2 Year Delete","Inbox 6 Month Delete","Deleted Items 30 Day Purge"
3-4. 사서함(Mailbox)에 보존 정책 적용
개별 사서함에 적용:
Set-Mailbox -Identity "user@company.com" -RetentionPolicy "Corporate Retention Policy"
여러 사서함에 일괄 적용:
Get-Mailbox -OrganizationalUnit "OU=Users,DC=company,DC=com" | Set-Mailbox -RetentionPolicy "Corporate Retention Policy"
4. 메일 보존 정책 확인 및 관리
4-1. 정책 적용 상태 확인
# 특정 사서함의 보존 정책 확인
Get-Mailbox -Identity "user@company.com" | Select Name, RetentionPolicy
# 모든 사서함의 보존 정책 현황
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Select Name, RetentionPolicy | Format-Table -AutoSize
4-2. MRM(Messaging Records Management) 도우미 수동 실행
# 특정 사서함에 대해 즉시 실행
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "user@company.com"
# 모든 사서함에 대해 실행
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Start-ManagedFolderAssistant
5. 보존 기간 변경 시 주의사항
5-1. 기존 메일에 대한 영향
- 새로운 보존 정책은 다음 MRM 처리 주기부터 적용됩니다
- 기존에 태그가 적용된 메일은 새로운 정책에 따라 재평가됩니다
- 보존 기간을 단축할 경우, 기존 메일이 예상보다 빨리 삭제될 수 있습니다
5-2. 사용자 알림 및 교육
보존 정책 변경 시 사용자들에게 다음 사항을 안내해야 합니다:
| 안내 사항 | 세부 내용 |
|---|---|
| 정책 변경 일정 | 언제부터 새로운 정책이 적용되는지 |
| 보관 기간 변화 | 각 폴더별 보관 기간 변경 내용 |
| 백업 권장사항 | 중요한 메일의 개별 백업 필요성 |
| 개인 태그 활용법 | 중요 메일에 “삭제 안 함” 태그 적용 방법 |
6. 실제 적용 예시
6-1. 일반적인 기업 보존 정책 설정
# 1. 기본 정책 태그 생성 (2년 보관)
New-RetentionPolicyTag -Name "Default 2 Year Archive" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
# 2. 받은편지함(Inbox) 태그 생성 (6개월 보관)
New-RetentionPolicyTag -Name "Inbox 6 Month Archive" -Type Inbox -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 180 -RetentionAction MoveToArchive
# 3. 지운편지함(Deleted Items) 태그 생성 (30일 후 영구삭제)
New-RetentionPolicyTag -Name "Deleted Items 30 Day Purge" -Type DeletedItems -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
# 4. 보낸편지함(Sent Items) 태그 생성 (1년 보관)
New-RetentionPolicyTag -Name "Sent Items 1 Year Archive" -Type SentItems -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive
# 5. 정크메일(Junk Email) 태그 생성 (7일 후 영구삭제)
New-RetentionPolicyTag -Name "Junk Email 7 Day Purge" -Type JunkEmail -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 7 -RetentionAction PermanentlyDelete
# 6. 보존 정책 생성
New-RetentionPolicy "Standard Corporate Policy" -RetentionPolicyTagLinks "Default 2 Year Archive","Inbox 6 Month Archive","Deleted Items 30 Day Purge","Sent Items 1 Year Archive","Junk Email 7 Day Purge"
6-2. 정책 적용 및 모니터링
# 특정 부서에 정책 적용
Get-Mailbox -OrganizationalUnit "OU=Sales,OU=Departments,DC=company,DC=com" | Set-Mailbox -RetentionPolicy "Standard Corporate Policy"
# 적용 결과 확인
Get-Mailbox -OrganizationalUnit "OU=Sales,OU=Departments,DC=company,DC=com" | Select Name, RetentionPolicy
# MRM 도우미 실행 상태 확인
Get-MailboxServer | Get-Queue -Identity "Managed Folder Assistant"
7. 자주 접하는 문제와 해결 방법
7-1. 일반적인 문제점
문제 1: 보존 정책이 적용되지 않음
- 원인: MRM 도우미가 실행되지 않음
- 해결방법:
Start-ManagedFolderAssistant명령어로 수동 실행
문제 2: 아카이브(Archive)로 이동되지 않음
- 원인: 아카이브 사서함(Archive Mailbox)이 활성화되지 않음
- 해결방법:
Enable-Mailbox -Archive명령어로 아카이브 활성화
문제 3: 사용자 불만 (메일이 너무 빨리 삭제됨)
- 원인: 보존 기간 설정이 부적절
- 해결방법: 보존 기간 재검토 및 개인 태그 교육
7-2. 성능 최적화
MRM(Messaging Records Management) 처리 성능을 향상시키기 위한 설정:
# MRM 도우미(Managed Folder Assistant) 스케줄 조정
Set-MailboxServer -Identity "Exchange01" -ManagedFolderWorkCycle "1.00:00:00"
# 사서함별 처리 시간 제한 설정
Set-MailboxServer -Identity "Exchange01" -ManagedFolderWorkCycleCheckpoint "1:00:00"
Exchange 서버의 메일 보관 기간 설정은 조직의 정책과 규정 준수 요구사항에 따라 신중하게 계획해야 합니다. 정기적인 모니터링과 사용자 피드백을 통해 최적의 보존 정책(Retention Policy)을 유지하시길 추천드립니다.