프로젝트 관리 도구, 협업 툴 선택, 생각보다 쉽지 않죠. 팀마다 일하는 방식이 다르고, 필요한 기능도 천차만별이니까요. 최근 몇 년 사이 AI 기능이 본격적으로 도입되면서 선택의 폭은 더 넓어졌지만, 동시에 고민도 깊어졌습니다. 어떤 도구가 우리 팀에 정말 맞는지 판단하기가 더 어려워진 거예요.
오늘은 현재 가장 많이 사용되는 세 가지 툴 – ClickUp, Asana, Trello를 실제 사용 경험과 최신 업데이트를 바탕으로 비교해보겠습니다. 각각의 장단점을 솔직하게 정리해드릴 테니, 여러분 팀 상황에 맞는 선택을 하시는 데 도움이 되길 바랍니다.
1. AI가 바꾼 프로젝트 관리 환경
요즘 프로젝트 관리 도구들은 단순히 할 일을 정리하는 수준을 넘어섰습니다. McKinsey 연구에 따르면 AI가 직원 업무의 60-70%를 자동화할 수 있다고 하는데, 실제로 고객 지원이나 마케팅 분야에서는 생산성이 45%까지 향상되는 경우도 있다고 합니다.
프로젝트 관리 도구들도 이런 변화에 맞춰 진화하고 있어요. 이제는 회의 내용을 자동으로 정리해주고, 작업을 알아서 만들어주며, 프로젝트 지연 위험까지 미리 알려주는 기능들이 생겼습니다.
물론 이런 기능들이 항상 완벽하지는 않아요. 하지만 반복적인 업무를 줄여주고, 놓치기 쉬운 부분들을 챙겨준다는 점에서는 분명 도움이 됩니다.
2. ClickUp: 모든 기능을 한 곳에 모은 통합 플랫폼
ClickUp은 2025년에 ‘ClickUp Brain’과 ‘Autopilot Agents’라는 AI 기능을 대폭 강화했습니다. 한 마디로 요약하면 “여러 도구를 쓸 필요 없이 ClickUp 하나면 된다”는 컨셉입니다.
ClickUp의 주요 AI 기능
Autopilot Agents는 설정해두면 알아서 일을 처리해주는 기능입니다. 예를 들어, 팀 회의 업데이트를 자동으로 작성하거나, 자주 묻는 질문에 답변하는 식으로 활용할 수 있어요.
실제 사용 사례를 보면, 어떤 비영리 단체는 기부자 미팅 후 후속 작업을 자동으로 생성하도록 설정해서 수동으로 추적하는 번거로움을 없앴다고 합니다.
AI Notetaker는 회의에 참여해서 내용을 받아적고 정리해주는 기능입니다. ClickUp 내부 회의뿐만 아니라 Zoom이나 Teams 회의에도 참여할 수 있어요. 회의록 작성에 시간 쓰는 대신 회의에 집중할 수 있게 해주죠.
AI Scheduler는 할 일과 캘린더를 보고 하루 일정을 자동으로 짜주는 기능입니다. 우선순위가 바뀌면 일정도 알아서 조정해줘서 편리합니다.
ClickUp 사용해보니 어떤가요?
좋은 점들:
- 정말 많은 기능이 들어있어서 이것저것 다른 도구 쓸 필요가 없음
- 15가지 보기 방식(리스트, 보드, 간트 등)으로 취향에 맞게 볼 수 있음
- 무료 버전도 꽤 쓸만함 (무제한 사용자, 사용자 정의 보기 가능)
- 가격 대비 기능이 많음
아쉬운 점들:
- 처음 설정할 때 선택지가 너무 많아서 헷갈림
- 기능이 많다 보니 인터페이스가 복잡하게 느껴질 수 있음
- 가끔 로딩이 느린 편
ClickUp 가격 안내
- Free Forever: 무료 (100MB 저장소, 5개 프로젝트)
- Unlimited: 월 $7/사용자 (연간 결제)
- Business: 월 $12/사용자 (연간 결제)
- Enterprise: 별도 문의
3. Asana: 안정적이고 체계적인 프로젝트 관리
Asana는 2025년 봄에 AI Studio를 중심으로 한 업데이트를 내놓았습니다. 이제 모든 유료 플랜에서 AI 기능을 사용할 수 있게 되었어요.
Asana의 주요 AI 기능
AI Studio가 Asana의 핵심 기능입니다. 코딩 없이도 업무 흐름을 자동화할 수 있게 해주는 도구예요. 예를 들어, 요청이 들어오면 자동으로 적절한 담당자에게 배정하고, 우선순위를 매기는 식으로 설정할 수 있습니다.
Smart Workflow Gallery에서는 미리 만들어진 워크플로우 템플릿을 골라 쓸 수 있어요. 요청 처리, 창작 요청, 티켓 관리 같은 일반적인 업무 패턴들이 준비되어 있습니다.
Smart Chat을 쓰면 “Q1 프로젝트 진행 상황이 어떻게 되나요?” 같은 질문을 자연스럽게 물어볼 수 있어요. 작업, 담당자, 마감일 정보를 바로 찾아서 알려줍니다.
실제 효과는 어떨까요?
Morningstar라는 회사에서 AI Studio를 써봤더니 업무 처리 시간이 평균 2주 정도 단축되었다고 합니다. 담당자 말로는 “예전에는 요청 검토하고 정보 수집하는 데 2주가 걸렸는데, 이제는 AI가 필요한 정보를 처음부터 파악해서 왔다 갔다 하는 시간을 줄일 수 있게 됐다”고 하네요.
Asana 사용 경험
좋은 점들:
- 인터페이스가 깔끔하고 직관적임
- 자동화 기능이 잘 만들어져 있음
- 대기업에서 쓰기에 안정적이고 관리 기능이 좋음
- 2023년에 주요 도구 중 처음으로 AI 기능을 내놓은 선발주자
아쉬운 점들:
- ClickUp에 비해 연결할 수 있는 다른 도구가 적음
- 고급 기능 가격이 꽤 비싼 편
- 팀 협업 기능에서 개선 여지가 있음
Asana 가격 안내
- Personal: 무료 (15명까지)
- Starter: 월 $10.99/사용자 (연간 결제)
- Advanced: 월 $24.99/사용자 (연간 결제)
- Enterprise: 별도 문의
4. Trello: 간단함의 미학을 추구하는 칸반 보드
Trello는 Atlassian에서 운영하는 도구로, 2025년 5월부터 개인 생산성에 초점을 맞춘 업데이트를 시작했습니다.
Trello의 주요 AI 기능
Atlassian Intelligence가 Trello의 AI 핵심입니다. 카드를 편집할 때 파란색 AI 버튼을 누르거나 /ai를 입력하면 AI 도움을 받을 수 있어요.
Inbox 기능이 새로 생겼는데, 이게 꽤 유용합니다. Siri로 음성 메모를 남기거나, Slack 메시지, 이메일, Jira 티켓 등을 Trello로 바로 보낼 수 있어요. 여기저기 흩어진 할 일들을 한 곳에 모을 수 있다는 점에서 편리합니다.
AI 기반 작업 인식: 긴 메모나 회의록을 Trello에 붙여넣으면 AI가 그 안에서 해야 할 일들을 찾아내서 정리해줍니다. 마감일이나 우선순위도 알아서 파악해주고요.
캘린더 연동: Google Calendar와 연결해서 할 일을 캘린더에 끌어다 놓으면 시간이 자동으로 블록됩니다. 일정 관리가 한결 쉬워져요.
Trello 사용 경험
좋은 점들:
- 정말 배우기 쉬움. 5분이면 사용법을 익힐 수 있음
- 가격이 가장 저렴함
- Atlassian 도구들(Jira, Confluence)과 잘 연결됨
- 개인 사용이나 소규모 팀에는 딱 맞음
아쉬운 점들:
- 복잡한 프로젝트 관리에는 기능이 부족함
- 상세한 보고서나 분석 기능이 없음
- 큰 팀에서 쓰기에는 한계가 있음
Trello 가격 안내
- Free: 무료 (워크스페이스당 10개 보드, 월 250회 자동화)
- Standard: 월 $5/사용자 (연간 결제)
- Premium: 월 $10/사용자 (연간 결제)
- Enterprise: 월 $17.50/사용자 (연간 결제, 50명 기준)
5. 각 툴 기능별 상세 비교
| 기능 | ClickUp | Asana | Trello |
|---|---|---|---|
| AI 기능 | ClickUp Brain + Autopilot Agents | AI Studio + Smart Chat | Atlassian Intelligence |
| 무료 플랜 | 무제한 사용자, 5개 프로젝트 | 15명까지, 무제한 프로젝트 | 10개 보드, 무제한 카드 |
| 시작 가격 | $7/월/사용자 | $10.99/월/사용자 | $5/월/사용자 |
| 보기 방식 | 15가지+ | 6가지 | 4가지 |
| 시간 추적 | ✅ 기본 포함 | ✅ 기본 포함 | ❌ (별도 추가 필요) |
| 간트 차트 | ✅ | ✅ | ❌ (별도 추가 필요) |
| 자동화 | ✅ 고급 | ✅ 고급 | ✅ 기본 수준 |
| 다른 도구 연결 | 1000개+ | 300개+ | 200개+ |
| 모바일 앱 | ✅ | ✅ | ✅ |
| 기업용 관리 | ✅ 완전 지원 | ✅ 완전 지원 | ✅ 기본 지원 |
6. 어떤 툴이 어떤 팀에게 맞을까요?
ClickUp이 적합한 경우
- 성장하는 스타트업이나 중소기업: 여러 도구 쓰는 게 번거롭고, 하나로 모든 걸 처리하고 싶은 팀
- 다양한 프로젝트를 동시에 진행하는 팀: 복잡한 업무를 체계적으로 정리해야 하는 경우
- 예산을 절약하고 싶은 팀: 많은 기능을 적은 비용으로 이용하려는 경우
Asana가 적합한 경우
- 중간 규모 이상의 안정된 조직: 체계적인 프로젝트 관리가 필요한 회사
- 마케팅이나 기획 업무가 많은 팀: 승인 과정이나 캠페인 관리가 중요한 경우
- 업무 자동화에 관심이 많은 팀: AI Studio로 워크플로우를 만들어 효율을 높이고 싶은 경우
Trello가 적합한 경우
- 개인 사용자나 소규모 팀: 복잡한 기능보다는 간단하고 직관적인 관리를 원하는 경우
- 이미 Atlassian 도구를 쓰는 팀: Jira나 Confluence를 사용하고 있어서 연동이 중요한 조직
- 예산이 제한적인 팀: 최소한의 비용으로 기본적인 업무 관리만 하면 되는 경우
7. 실제 사용자들은 어떻게 평가할까요?
ClickUp 사용자들의 대체적인 평가
“여러 도구를 왔다 갔다 하는 게 싫어서 ClickUp을 선택했는데, 대부분의 일을 여기서 처리할 수 있어서 만족한다”는 의견이 많습니다. 다만 “처음에 설정하는 게 좀 복잡했다”는 얘기도 자주 나와요.
Asana 사용자 후기
Pinterest, Uber 같은 큰 회사들이 선택한 만큼 안정성은 검증된 편입니다. “인터페이스가 깔끔해서 팀원들이 금방 적응했다”는 평가가 많고, 특히 “자동화 기능이 잘 되어 있어서 반복 업무가 많이 줄었다”는 후기가 눈에 띕니다.
Trello 사용자 후기
“정말 쉽다”는 게 가장 많이 나오는 평가입니다. 연구에 따르면 70%의 직장인이 동료에게 칭찬받는 것보다 할 일 목록의 항목을 완료하는 것을 더 좋아한다고 하는데, Trello의 직관적인 완료 경험이 이런 만족감을 잘 제공한다고 봅니다.
8. 결정하기 전에 고려해볼 점들
선택을 위한 체크리스트
팀 규모와 예산
- 10명 미만 + 예산 제한: Trello
- 10-50명 + 기능 중시: ClickUp
- 50명 이상 + 안정성 중시: Asana
주요 업무 스타일
- 간단한 할 일 관리: Trello
- 다양한 프로젝트 동시 진행: ClickUp
- 체계적인 승인 과정: Asana
기술적 요구사항
- 많은 외부 도구 연결 필요: ClickUp
- 고급 자동화 워크플로우: Asana
- Atlassian 생태계 연동: Trello
실제로 써보기
이론적인 비교도 중요하지만, 결국 직접 써봐야 자신의 팀에 맞는지 알 수 있습니다. 세 도구 모두 무료 플랜이나 체험 기간을 제공하니까, 부담 없이 시도해볼 수 있어요.
팀원 몇 명과 함께 실제 프로젝트로 한두 주 정도 써보면 장단점이 확실히 보일 겁니다.
세 도구 중에 절대적으로 최고인 것은 없습니다. 각각 다른 철학과 강점을 가지고 있거든요.
Trello는 복잡한 건 싫고 간단하게 할 일만 관리하고 싶은 팀에게, ClickUp은 여러 도구 쓰는 게 번거롭고 하나로 모든 걸 해결하고 싶은 팀에게, Asana는 체계적이고 안정적인 프로젝트 관리가 필요한 팀에게 각각 잘 맞습니다. 중요한 건 팀원들이 실제로 편하게 쓸 수 있고, 업무 효율이 정말 올라가는 도구를 고르는 것입니다. 기능이 많다고 좋은 도구가 아니고, 비싸다고 좋은 도구가 아니에요.
무료 버전부터 시작해서 팀의 반응을 살펴보세요. 도구 때문에 스트레스받는 게 아니라 도구 덕분에 일이 편해져야 제대로 선택한 거니까요. 🙂