이번 포스트에서는 개인정보, 개인신용정보, 금융거래정보, 전자상거래 기록 등의 보존 및 파기 의무에 대하여 관련 근거조항과 함께 살펴보려고 합니다. 각종 법령에서 정한 보존기간과 파기 의무를 정확히 이해하지 못하면 수천만 원의 과태료는 물론, 기업의 신뢰도까지 잃을 수 있습니다. 2025년 현재, 금융권에서의 개인정보 관리는 그 어느 때보다 엄격해졌다고 할 수 있습니다. 아래에 도움이 될만한 내용과 함께 관련 규정 및 법령을 작성하였으니 업무에 도움이 되셨으면 합니다.
1. 개인정보보호법상 파기 의무 [2023년 3월 14일 개정 기준]
1-1. 기본 파기 의무 (개인정보보호법 제21조)
개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 합니다.
파기 의무 위반 시 처벌
- 개인정보를 파기하지 않은 자: 3천만원 이하의 과태료 (개인정보보호법 제75조제2항제4호)
- 개인정보를 분리하여 저장·관리하지 않은 자: 1천만원 이하의 과태료 (개인정보보호법 제75조제4항제2호)
1-2. 파기 방법 (개인정보보호법 시행령 제16조)
전자적 파일 파기방법
- 전용 소자장비(디가우저)를 이용한 완전 삭제
- 덮어쓰기를 통한 복원 불가능한 삭제
- 저장매체의 물리적 파괴 (하드디스크 파쇄 등)
- 복구 및 재생이 되지 않도록 기술적 방법 사용 필수
종이문서 등 파기방법
- 파쇄기를 이용한 물리적 파쇄
- 소각을 통한 완전 소각
- 용해 등의 방법으로 복원 불가능하게 처리
1-3. 불이행시 처벌
| 위반 내용 | 과태료 | 법적 근거 |
|---|---|---|
| 개인정보 파기 의무 위반 | 3천만원 이하 | 개인정보보호법 제75조제2항제4호 |
| 분리저장·관리 의무 위반 | 1천만원 이하 | 개인정보보호법 제75조제4항제2호 |
| 고유식별정보 처리 제한 위반 | 과징금(매출액 3% 이하) | 개인정보보호법 제64조의2제1항제4호 |
추가 처벌
- 과징금 부과 시 같은 행위에 대해 과태료 중복 부과 불가
- 위반행위로 취득한 금품은 몰수 또는 추징 가능
2. 신용정보법상 개인신용정보 파기 의무
2-1. 상거래 종료 후 파기 기준 (신용정보법 제20조의2)
신용정보제공·이용자는 금융거래 등 상거래관계가 종료된 날부터 최장 5년 이내에 해당 신용정보주체의 개인신용정보를 관리대상에서 삭제하여야 합니다.
파기 예외사항
- 다른 법률에 따른 의무를 이행하기 위하여 불가피한 경우
- 개인의 급박한 생명·신체·재산의 이익을 위하여 필요한 경우
- 휴면예금의 지급을 위하여 필요한 경우, 대출사기·보험사기 방지를 위한 경우 등
2-2. 파기 방법 및 절차
파기 방법 (신용정보법 시행령 제17조의2제6항)
- 삭제된 개인신용정보가 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치
- 전자적 파일: 복원 불가능한 기술적 방법으로 완전 삭제
- 물리적 문서: 파쇄 또는 소각으로 복원 불가능하게 처리
분리보관 방법
- 상거래관계가 종료되지 아니한 다른 신용정보주체의 정보와 별도 분리
- 접근권한 관리책임자 지정 및 사전 승인 절차 구축
- 안전한 보호 방법으로 금융위원회 고시에 따른 관리
2-3. 거래거절 고객 정보 처리
| 구분 | 보존기간 | 보존내용 | 법적근거 |
|---|---|---|---|
| 거래거절 고객 개인신용정보 | 즉시 파기 | 보관 불가 | 금융분야 개인정보보호 가이드라인 |
| 업무처리기록 | 3년 | 수집·이용한 자, 날짜, 내용, 사유 | 신용정보법 시행령 제16조의2제1호 |
2-4. 불이행시 처벌
| 위반 내용 | 과태료 | 법적 근거 |
|---|---|---|
| 개인신용정보 수집 시 동의 미획득 | 5천만원 이하 | 신용정보법 제52조제2항제2호 |
| 개인신용정보 목적외 이용·제공 | 5천만원 이하 | 신용정보법 제52조제2항제1호 |
| 개인신용정보 안전성 확보조치 미이행 | 3천만원 이하 | 신용정보법 제52조제3항제1호 |
3. 상법상 상업장부 등 보존의무 [2025년 1월 31일 시행]
3-1. 상법 제33조 보존기간
상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 합니다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 합니다.
보존대상별 구분
- 10년 보존: 상업장부 및 영업에 관한 중요서류
- 5년 보존: 전표 또는 이와 유사한 서류(영수증 등)
3-3. 보존방법 및 파기
보존 방법 (상법 제33조제3항, 제4항)
- 마이크로필름 또는 전산정보처리조직에 의한 보존 가능
- 대통령령으로 정하는 보존방법 및 절차 준수
- 원본과 동일한 효력을 갖는 방법으로 보존
파기 시점 및 방법
| 구분 | 보존기간 | 기산점 | 파기방법 |
|---|---|---|---|
| 상업장부 | 10년 | 폐쇄한 날부터 | 물리적 파쇄 또는 소각 |
| 영업 중요서류 | 10년 | 작성일부터 | 복원 불가능하게 처리 |
| 전표·영수증 등 | 5년 | 작성일부터 | 파쇄기 이용 파쇄 |
3-4. 불이행시 처벌
상법상 직접적인 과태료 규정은 없으나, 다음의 간접적 불이익이 발생:
- 세무조사 시 증빙자료 미제출로 인한 추계과세
- 법정 분쟁 시 증거자료 부족으로 인한 불리한 판정
- 금융감독 시 내부통제 미흡으로 인한 제재 조치
4. 국세기본법상 장부 보존의무 [2024년 12월 27일 시행]
4-2. 보존방법 및 파기 (국세기본법 시행령 제65조의7)
전자적 보존 기준
- 자료 저장·수정·추가·삭제 절차 및 방법에 관한 기록 보관
- 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인하고 문서화할 수 있는 장치 구비
- 과세표준과 세액 결정을 위한 검색·이용 가능한 형태로 보존
파기 제외 대상 (원본 보존 필요)
- 상법 시행령 등 다른 법령에 따라 원본을 보존해야 하는 문서
- 등기·등록·명의개서 관련 기명날인 또는 서명한 계약서
- 소송 관련 제출·접수 서류 및 판결문 사본
- 인가·허가 관련 제출·접수 서류 및 인·허가증
4-3. 불이행시 처벌
| 위반 내용 | 처벌 | 가산세율 |
|---|---|---|
| 장부 미작성·미보존 | 무기장가산세 | 수입금액의 0.07% |
| 증빙서류 미보존 | 지출증빙불비가산세 | 해당 금액의 2% |
| 전자적 보존기준 미준수 | 과태료 또는 통고처분 | 세무조사 시 불이익 |
5. 전자금융거래법상 거래기록 보존 [2024년 12월 27일 시행]
5-1. 전자금융거래기록의 종류별 보존기간 (전자금융거래법 시행령 제12조)
전자금융거래기록의 종류별 보존기간은 다음과 같습니다:
5년 보존 대상
- 전자금융거래와 관련한 전자적 장치의 접속기록
- 전자금융거래의 신청 및 조건의 변경에 관한 사항
- 건당 거래금액이 1만원을 초과하는 전자금융거래에 관한 기록
1년 보존 대상
- 건당 거래금액이 1만원 이하인 전자금융거래에 관한 기록
- 전자지급수단의 이용과 관련된 거래승인에 관한 기록
- 그 밖에 금융위원회가 정하여 고시하는 전자금융거래기록
5-2. 파기 방법 및 절차
파기 방법 (전자금융거래법 시행령 제12조)
- 전자적 장치에 기록된 정보의 복구 및 재생 방지
- 접속기록, 거래기록의 안전한 삭제
- 보존기간 만료 시 자동 파기 시스템 구축 권장
파기 절차
- 보존기간 경과 확인
- 파기 대상 전자금융거래기록 선별
- 복구 불가능한 방법으로 파기 실행
- 파기 완료 기록 및 관리
5-3. 불이행시 처벌
| 위반 내용 | 과태료 | 법적 근거 |
|---|---|---|
| 전자금융거래기록 미보존 | 1천만원 이하 | 전자금융거래법 제51조제3항제3호 |
| 전자금융거래기록 열람 거부 | 500만원 이하 | 전자금융거래법 제51조제4항제1호 |
| 안전성 확보의무 위반 | 5천만원 이하 | 전자금융거래법 제51조제1항제1호 |
6. 전자상거래법상 거래기록 보존 [2025년 2월 14일 시행]
6-1. 전자상거래법 제6조 및 시행령 제6조
사업자는 전자상거래 및 통신판매에서의 표시·광고, 계약내용 및 그 이행 등 거래에 관한 기록을 상당한 기간 보존하여야 합니다.
보존 대상별 기간 (시행령 제6조)
| 보존 대상 | 보존기간 | 비고 |
|---|---|---|
| 표시·광고에 관한 기록 | 6개월 | 공정거래위원회 규정 |
| 계약 또는 청약철회에 관한 기록 | 5년 | 소비자보호 |
| 대금결제 및 재화등의 공급에 관한 기록 | 5년 | 거래증빙 |
| 소비자불만 또는 분쟁처리에 관한 기록 | 3년 | 분쟁해결 |
6-2. 파기 방법 및 열람 제공
파기 방법
- 전자문서 형태: 복원 불가능한 기술적 삭제
- 물리적 문서: 파쇄 또는 소각
- 보존기간 만료 후 지체없이 파기
소비자 열람 제공 방법
- 해당 사이버몰에서 거래기록 열람·확인 가능
- 전자문서 형태로 정보처리시스템에 저장 가능
- 방문, 전화, 팩스, 전자우편을 통한 열람·복사 제공
7. 2025년 주요 개정 사항
7-1. 개인정보 전송요구권 도입
정보주체가 자신의 개인정보를 자유롭게 이동할 수 있도록 ‘개인정보 전송요구권’이 도입됩니다. 보건의료, 통신, 에너지 관련 기관이 우선 적용 대상입니다.
7-2. 자동화된 결정에 대한 거부권
완전히 자동화된 개인정보 처리에 대해 정보주체가 거부하거나 설명을 요구할 수 있는 권리가 신설되었습니다.
8. 분리보관 및 접근권한 관리
8-1. 분리보관 의무
상거래관계가 종료된 고객의 개인신용정보에 접근할 때에는 매번 “접근권한 관리책임자”의 승인을 사전에 받아야 합니다.
8-2. 관리 방법
상거래가 종료되지 아니한 다른 신용정보주체의 정보와 별도로 분리하는 방법으로 관리해야 합니다.
9. 업무 담당자를 위한 체크리스트
9-1. 법령별 보존기간 비교 테이블
| 법령 | 대상 정보 | 보존기간 | 기산점 | 최대 과태료 | 파기 방법 |
|---|---|---|---|---|---|
| 개인정보보호법 | 개인정보 전반 | 목적 달성 시 즉시 | 목적 달성일 | 3천만원 | 복원불가 기술적삭제/파쇄 |
| 신용정보법 | 개인신용정보 | 상거래 종료 후 5년 | 상거래 종료일 | 5천만원 | 복구불가 조치 |
| 상법 | 상업장부 | 10년 | 폐쇄일 | – | 물리적 파쇄/소각 |
| 상법 | 전표·영수증 | 5년 | 작성일 | – | 파쇄기 이용 |
| 국세기본법 | 세무서류 | 5년 | 신고기한 경과일 | 가산세 | 원본보존 예외있음 |
| 전자금융거래법 | 전자금융기록(1만원초과) | 5년 | 거래일 | 5천만원 | 전자적 안전삭제 |
| 전자금융거래법 | 전자금융기록(1만원이하) | 1년 | 거래일 | 1천만원 | 전자적 안전삭제 |
| 전자상거래법 | 계약·대금결제기록 | 5년 | 계약일 | 500만원 | 복원불가 삭제 |
| 전자상거래법 | 분쟁처리기록 | 3년 | 처리일 | 500만원 | 복원불가 삭제 |
9-2. 과태료 규모별 위험도 매트릭스
| 과태료 규모 | 해당 법령 | 주요 위반 내용 | 위험도 |
|---|---|---|---|
| 5천만원 이하 | 신용정보법, 전자금융거래법 | 개인신용정보 동의 미획득, 안전성 확보 미이행 | ⚠️⚠️⚠️ 매우 높음 |
| 3천만원 이하 | 개인정보보호법 | 개인정보 파기 의무 위반 | ⚠️⚠️ 높음 |
| 1천만원 이하 | 개인정보보호법, 전자금융거래법 | 분리보관 의무 위반, 거래기록 미보존 | ⚠️ 보통 |
| 500만원 이하 | 전자상거래법 | 거래기록 미보존, 열람방법 미제공 | ⚠️ 보통 |
9-3. 실무진 월별 점검 체크리스트
매월 1일 점검사항
- [ ] 처리목적 달성 개인정보 파기 현황 확인
- [ ] 상거래 종료 후 5년 경과 신용정보 파기 대상 식별
- [ ] 전자금융거래 기록 보존기간 만료 대상 확인
- [ ] 개인정보 분리보관 상태 점검
분기별 정기 점검사항
- [ ] 접근권한 관리책임자 승인 이력 점검
- [ ] 파기 방법의 적정성 검토 (복원 가능성 점검)
- [ ] 법령 개정사항 모니터링 및 내부 규정 업데이트
- [ ] 과태료 부과 위험 요소 점검
연간 종합 점검사항
- [ ] 전체 보유 개인정보 현황 전수 조사
- [ ] 각 법령별 보존기간 준수 여부 감사
- [ ] 파기 절차 및 방법의 효율성 개선
- [ ] 직원 교육 및 인식 제고 프로그램 시행
10. 관련 법령 및 참고 사이트
10-1. 주요 법령 원문 링크 (국가법령정보센터)
| 법령명 | 직링크 | 주요 조문 |
|---|---|---|
| 개인정보보호법 | 🔗 https://www.law.go.kr/법령/개인정보보호법 | 제21조(파기), 제75조(과태료) |
| 개인정보보호법 시행령 | 🔗 https://www.law.go.kr/법령/개인정보보호법시행령 | 제16조(파기방법) |
| 신용정보법 | 🔗 https://www.law.go.kr/법령/신용정보의이용및보호에관한법률 | 제20조의2(파기), 제52조(과태료) |
| 상법 | 🔗 https://www.law.go.kr/법령/상법 | 제33조(상업장부등의보존) |
| 국세기본법 | 🔗 https://www.law.go.kr/법령/국세기본법 | 제85조의3(장부비치보존) |
| 전자금융거래법 | 🔗 https://www.law.go.kr/법령/전자금융거래법 | 제22조(거래기록보존) |
| 전자상거래법 | 🔗 https://www.law.go.kr/법령/전자상거래등에서의소비자보호에관한법률 | 제6조(거래기록보존) |
10-2. 공식 기관 및 가이드라인
| 기관명 | 웹사이트 | 주요 업무 | 문의처 |
|---|---|---|---|
| 개인정보보호위원회 | 🔗 https://www.pipc.go.kr | 개인정보보호 정책·감독 | 국번없이 182 |
| 개인정보 포털 | 🔗 https://www.privacy.go.kr | 개인정보 신고·상담 | privacy.go.kr |
| 금융위원회 | 🔗 https://www.fsc.go.kr | 금융정책·감독 | 02-2100-2114 |
| 금융감독원 | 🔗 https://www.fss.or.kr | 금융검사·감독 | 1332 |
| 공정거래위원회 | 🔗 https://www.ftc.go.kr | 전자상거래 소비자보호 | 국번없이 1372 |
| 국가법령정보센터 | 🔗 https://www.law.go.kr | 법령정보 제공 |
10-3. 금융분야 전용 가이드라인 및 자료
| 자료명 | 발행기관 | 다운로드 링크 | 최신 개정일 |
|---|---|---|---|
| 금융분야 개인정보보호 가이드라인 | 금융위·금감원·개인정보위 | 🔗 FSC 자료실 | 2017.02 |
| 개인정보 처리방침 작성 지침 | 개인정보보호위원회 | 🔗 개인정보 포털 | 2025.04 |
| 개인정보 전송요구권 제도 안내서 | 개인정보보호위원회 | 🔗 PIPC 자료실 | 2025.04 |
| 신용정보업 감독규정 | 금융위원회 | 🔗 금융위 법령자료 | 최신 |
11. 실무진 자주 묻는 질문 (FAQ)
11-1. 보존기간 관련 FAQ
Q1. 여러 법령에서 서로 다른 보존기간을 정한 경우 어떻게 해야 하나요? A1. 가장 긴 보존기간을 적용하되, 개인정보보호법에 따라 분리보관해야 합니다.
- 예: 상법(10년) + 개인정보보호법(목적달성 시 파기) → 10년 보존하되 개인정보는 분리보관
Q2. 상거래 종료일을 언제로 봐야 하나요? A2. 신용정보법 시행령 제17조의2제4항에 따라:
- 계약기간 만료, 해지권·해제권·취소권 행사
- 소멸시효 완성, 변제 등으로 인한 채권 소멸
- 기타 약관 또는 합의에 따른 종료
Q3. 전자문서와 종이문서 파기 방법이 다른가요? A3. 네, 파기 방법이 다릅니다:
- 전자문서: 복원 불가능한 기술적 삭제 (덮어쓰기, 디가우저 등)
- 종이문서: 물리적 파쇄 또는 소각
11-2. 처벌 관련 FAQ
Q4. 과태료와 가산세가 중복으로 부과될 수 있나요? A4. 법령에 따라 다릅니다:
- 개인정보보호법: 과징금 부과 시 과태료 중복 부과 불가
- 국세기본법: 무기장가산세, 지출증빙불비가산세 별도 부과 가능
Q5. 개인정보 파기를 늦게 한 경우 처벌 수위는? A5. 위반 정도에 따라 차등 적용:
- 경미한 위반: 경고 또는 시정명령
- 반복 위반: 과태료 부과 (최대 3천만원)
- 고의·중대한 위반: 과징금 추가 부과 가능
11-3. 분리보관 관련 FAQ
Q6. 분리보관은 구체적으로 어떻게 해야 하나요? A6. 신용정보법 시행령에 따라:
- 물리적 분리: 별도 DB, 서버, 저장장치 이용
- 논리적 분리: 접근권한 통제, 암호화 등
- 접근권한 관리책임자의 사전 승인 필수
Q7. 개인정보가 포함된 회계장부는 어떻게 관리해야 하나요? A7. 이중 의무가 적용됩니다:
- 상법: 회계장부 자체는 10년 보존
- 개인정보보호법: 개인정보 부분은 분리보관 또는 마스킹 처리
12. 주의 및 면책사항
⚠️ 중요 안내
- 본 가이드는 2024-2025년 최신 법령을 기준으로 작성되었으나, 법령은 지속적으로 개정될 수 있습니다.
- 실무 적용 전 반드시 최신 법령을 직접 확인하시기 바랍니다.
- 복잡한 법적 사안은 전문가와 상담 후 결정하시기 바랍니다.
- 본 가이드는 참고용이며, 법적 책임은 이용자에게 있습니다.